Arbo
Wat is de checklist voor integriteit?
De checklist voor integriteit omvat richtlijnen en procedures voor meldingen, vertrouwelijkheid, vooronderzoek, feitenonderzoek en opvolging van uitkomsten binnen organisaties.
Opstellen onderzoeksprotocol
- Denk bij het opstellen van een onderzoekprotocol aan instemming van de OR.
- Zie het onderzoek als schakel in het bredere integriteitsbeleid.
- Zorg voor een goede rollenscheiding tussen de verschillende actoren die bij het onderzoek zijn betrokken, in het bijzonder de vertrouwenspersoon, feitenonderzoeker, hrdeskundige/juridisch adviseur, de werkgever en de integriteitscoördinator.
- Maak duidelijke afspraken over de rol van de integriteitscoördinator bij het onderzoek.
Meldingen
- Er zijn verschillende soorten meldingen denkbaar, zoals:
- misstanden die het maatschappelijk belang raken (o.b.v. Wet Huis voor klokkenluiders);
- integriteitsschendingen (o.b.v. organisatie code en arbeidsrecht);
- ongewenste gedragingen (o.b.v. klachtenregeling en Arbowetgeving).
- Stel een vertrouwenspersoon aan die op deze aspecten deskundig is.
Meldroutes
- Er zijn verschillende meldroutes wenselijk, bijvoorbeeld:
- leidinggevende en vertrouwenspersoon;
- intern meldpunt of geautomatiseerd meldsysteem.
- Zorg dat de medewerkers weten welke opties/routes er zijn.
- Zorg dat de melding snel naar het juiste adres wordt doorgeleid.
Bij ontvangst van een melding
- Stuur direct een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding.
- Voer snel een persoonlijk gesprek met de melder en wijs deze op de rol van de vertrouwenspersoon.
- Wees alert op (het risico van) benadeling van de melder en wijs hem op het bestaan van het Huis voor Klokkenluiders.
- Blijf communiceren met de melder en informeer hem over belangrijke stappen.
Vertrouwelijkheid en anonimiteit
- Houd de kring van mensen die op de hoogte zijn van de melding zo beperkt mogelijk.
- Ook de melder zelf respecteert de vertrouwelijkheid van de melding.
- Werkgever mag de melder geen geheimhoudingsovereenkomst laten tekenen.
- Anoniem melden kan via de vertrouwenspersoon.
Inschatting en vooronderzoek
- Toets de melding aan de zeven criteria.
- Soms is vooronderzoek nodig om de melding beter in te kunnen schatten.
- Pas op: vooronderzoek kan mogelijke betrokkene(n) alarmeren.
- Melders die bewust onjuiste informatie melden/openbaar maken, kunnen gestraft worden.
Acties bij feitenonderzoek
- De OR moet eerder ingestemd hebben met onderzoektargets en middelen (bijvoorbeeld bedrijfstelefoon, dienstwagen, email, cameratoezicht).
- Stel gegevens veilig, maar houd rekening met privacyaspecten en betrek de functionaris gegevensbescherming.
- Soms zijn ordemaatregelen als schorsing noodzakelijk.
- Het hangt van de situatie af wanneer leidinggevende, melder en betrokkene geïnformeerd kunnen worden over het onderzoek.
Feitenonderzoek op basis van opdracht
- Onderzoek kan verricht worden door interne of externe feitenonderzoekers, deskundigheid staat voorop.
- Aan het onderzoek ligt altijd een gespecificeerde opdracht ten grondslag, met daarin afspraken over inhoud (onderzoeksvraag) en proces (onderzoeksaanpak).
- Zorgvuldigheid, onafhankelijkheid, proportionaliteit en subsidiariteit zijn belangrijke eisen waaraan onderzoek moet voldoen.
- Hoor en wederhoor zijn van belang om voorlopige onderzoeksbevindingen te toetsen/ bij te stellen; geef inzage in (een onderdeel van) het feitenrelaas.
Uitkomsten van het onderzoek
- Werkgever, daarin bijgestaan door de hrafdeling, velt een oordeel over het rapport in termen van mogelijke consequenties en maatregelen.
- Werkgever houdt rekening met eventuele verzachtende omstandigheden.
- Betrokkene en melder worden geïnformeerd over uitkomsten van het onderzoek en te nemen maatregelen.
- Waar mogelijk wordt intern en extern gecommuniceerd over de kwestie en worden er preventieve lessen uit getrokken.
