Opleidingen Vertrouwenspersoon
Interesse in deze opleiding?
Download de brochure van onze opleidingen tot Vertrouwenspersoon en lees alles over het programma, de doelgroep en een uitgebreide beschrijving van de opleiding.
Arbo
Hoe vind je een geschikte Vertrouwenspersoon?
Vertrouwenspersonen zijn mensgericht en hebben sociale vaardigheden. Het zijn kortom mensen om te vertrouwen, een belangrijke voorwaarde om deze rol te vervullen. Maar let op: niet alle personen die te vertrouwen zijn, zijn geschikt als vertrouwenspersoon.
“Ik begin me te realiseren dat ik met mijn directeur moet gaan praten dat hij geen vertrouwenspersoon moet willen zijn”.
Medewerkers die worden gevraagd om naast hun functie tevens interne vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen te zijn, voelen zich dikwijls vereerd. Het is fijn als collega’s je kwaliteiten herkennen. Laagdrempelig zijn voor collega’s bijvoorbeeld, waardoor die gemakkelijk bij je komen om hun verhaal te doen.
De basis: 3 gouden regels
Do's en don'ts als vertrouwenspersoon
Een van de kerntaken van de vertrouwenspersoon is Opvang en Begeleiding van medewerkers die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. Belangrijk daarin is dat de vertrouwenspersoon de melder serieus neemt en dat hij hem of haar ondersteunt om zijn eigen probleem op te lossen. De vertrouwenspersoon neemt het probleem dus niet over, hij sterkt de melder. En biedt zo nodig extra ondersteuning waar nodig en mogelijk. Bijvoorbeeld door en spannend gesprek voor te bereiden met de melder, of door mee te gaan naar dat gesprek.
Uitgangspunten
De vertrouwenspersoon staat naast de melder. Ernaast dus, op gelijkwaardig niveau.
De melder bepaalt. Hij is tenslotte eigenaar van zijn eigen probleem en kiest zelf wat hij wel of niet wil doen.
De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en brengt geen informatie over de melder of over de casus naar buiten. Als iemand dat doet, dan is dat de melder zelf. Alleen bij hoge uitzondering, bijvoorbeeld als er sprake is van een misdrijf, kan de geheimhoudingsplicht worden doorbroken.
Interne of externe vertrouwenspersoon?
De organisatie kan kiezen voor een interne vertrouwenspersoon, een externe of een combinatie van beiden.
Interne vertrouwenspersoon: let op de dubbele pet
De rol van interne vertrouwenspersoon is in de meeste gevallen een rol die wordt gecombineerd met de primaire functie van de medewerker. Om de juiste vertrouwenspersonen te vinden, moet je rekening houden met zowel de kwaliteiten van de persoon (“een persoon die te vertrouwen is”), als met de hoofdfunctie. Het fenomeen waarbij de taakeisen van de vertrouwenspersoon op gespannen voet staan met de taakeisen van de primaire functie, wordt “dubbele pet” genoemd. In die gevallen is het beter om een andere vertrouwenspersoon te benoemen. Dit geldt met name voor managers, HR-functionarissen en OR-leden. Hieronder licht ik toe waarom een interne vertrouwenspersoon in combinatie met bepaalde functies niet altijd even handig is.
Manager en vertrouwenspersoon: ongeschikt
Een medewerker heeft hinder van een collega omdat hij haar seksueel intimideert. Ze wil er (vooralsnog) niets mee doen omdat ze hem ergens ook wel zielig vindt en bovendien bang is dat als dit bekend wordt, het team haar als klikspaan gaat uitstoten. Haar werk lijdt onder deze situatie. Ze wil haar verhaal vertellen aan de vertrouwenspersoon.
Een manager staat boven medewerkers en draagt verantwoordelijkheid voor een veilig werkklimaat. Wanneer zich een situatie voordoet, zal een manager moeten zorgen dat de werksituatie (weer) veilig wordt. Zijn functie als manager kan hij niet combineren met de rol van vertrouwenspersoon, omdat hij niet kan voldoen aan zijn geheimhoudingsplicht (punt 3), en ook niet altijd keuzevrijheid kan geven aan de melder (punt 2). De manager staat boven de medewerker, wat zich niet laat combineren met de positie naast de melder (punt 1).
HR-functionaris en vertrouwenspersoon: ongeschikt
Een medewerker heeft volgens zijn leidinggevende een functioneringsprobleem. Dat gaat zover dat er een functioneringstraject volgt. Voor de medewerker komt de feedback uit de lucht vallen nadat hij terug is van (langdurig) ziek-zijn. Hij herkent de feedback niet en is het absoluut niet eens met de conclusie. Sterker nog, hij is van mening dat deze leidinggevende hem kwijt wil omdat hij tijdens zijn afwezigheid is vervangen door een hele leuke, vlotte, jonge blom. De medewerker vermoedt dat dit een poging is om hem het veld te laten ruimen. Hij gaat naar de vertrouwenspersoon.
Afhankelijk van de afspraken die binnen een organisatie worden gemaakt, staat een HR-functionaris als adviseur ofwel naast de manager, ofwel op neutrale positie tussen managers en medewerkers in. Ook hier is het lastig om te switchen van positie in de hoofdfunctie en in de rol van vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld wanneer zowel vertrouwenspersoon als HR-functionaris betrokken is bijvoorbeeld bij een dreigend conflict, arbeidsrechtelijke zaken of een ontslagprocedure.
OR-lid en vertrouwenspersoon: ongeschikt
De spanning in de organisatie is groot omdat er een reorganisatie plaats gaat vinden waarin banen worden geschrapt. De OR wordt hierin uiteraard betrokken. Een medewerker is bang voor zijn baan, heeft last van spanning in het team en gaat naar de vertrouwenspersoon.
Een OR-lid denkt mee over het organisatiebeleid en vertegenwoordigt de groep medewerkers. Individuele casuïstiek verwijst hij door. Behouden van geheimhoudingsplicht richting organisatie bij ernstige problematiek en/of discreet blijven over ontwikkelingen in de organisatie richting melder, kan tot ongemakkelijke situaties leiden.
Manager, HR-functionaris en OR lid als ‘persoon te vertrouwen’: geschikt
Kan een manager, HR-functionaris of OR-lid dan niets extra’s doen rondom een veilig werkklimaat?
Jawel! Het gegeven dat een manager, HR-functionaris of OR-lid beter niet de rol van vertrouwenspersoon vervult, hoeft geen probleem te zijn, integendeel. Wanneer deze functionarissen kwaliteiten hebben waardoor zij gemakkelijk bereikbaar zijn voor medewerkers, kunnen ze juist veel betekenen in het creëren van een veilig werkklimaat in hun eigen functie. Goed leiderschap, sterk personeelsbeleid en een actieve OR zijn tenslotte essentieel bij het creëren van een sociaal veilig werkklimaat. Problemen rondom sociale veiligheid kunnen hierdoor effectief worden opgepakt, zoals dat ook zal gelden voor ‘gewone’ problemen. De medewerker die hinder heeft van ongewenst gedrag, zal zich gemakkelijk richten tot de leidinggevende, de HR-functionaris of het OR-lid, waardoor problemen in een vroeg stadium kunnen worden opgepakt. De vertrouwenspersoon blijft dan nog steeds van betekenis, maar zal minder vaak worden ingeschakeld.
Behalve in bovenstaande situaties, kunnen dubbele petten altijd ontstaan bij interne vertrouwenspersonen. Daarom is het belangrijk dat de interne vertrouwenspersoon alert is - en blijft - of hij casuïstiek al dan niet kan oppakken. Bijvoorbeeld wanneer er onvoldoende afstand is tot de melder (vriend, buurman, partner van). Daar staat tegenover dat medewerkers de interne vertrouwenspersonen kennen, waardoor de drempel om ernaartoe te gaan lager is.
“Ik begin me te realiseren dat ik met mijn directeur moet gaan praten dat hij geen vertrouwenspersoon moet willen zijn”
Wat is een geschikte interne vertrouwenspersoon?
Veel functies zijn goed te combineren met die van interne vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld uitvoerende–, ondersteunende- en adviserende functies (als het maar geen HR is).
Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon gemakkelijk te vinden is en bekend is in de organisatie. In een grotere organisatie kunnen meerdere vertrouwenspersonen worden aangesteld, verdeeld over eventuele locatie, verdeeld in man-vrouw en soorten functies. Zo heeft de medewerker die naar een vertrouwenspersoon wil gaan iets te kiezen. Iemand dichtbij of liever verder weg? Een man of een vrouw? Persoonlijke voorkeur?
In de ‘Leidraad vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen’ van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (2019), worden de volgende competenties genoemd:
- Gewetensvol
- Inlevingsvermogen
- Luisteren
- Analytisch, organisatiesensibiliteit en strategisch inzicht
- Adviesvaardig
- Communicatief vaardig
- Vermogen tot reflectie op zichzelf en op anderen
- Kennis
In cursussen voor vertrouwenspersonen wordt meestal een HBO- of hoger niveau geadviseerd, maar minimaal MBO+.
Externe vertrouwenspersoon: bekendheid geven
"Jij bent toch de externe vertrouwenspersoon hè? Dan wil ik een afspraak met je maken want ik vertrouw hier niemand meer.” Een externe vertrouwenspersoon wordt ingehuurd op basis van een abonnement of op uurbasis. Externe vertrouwenspersonen werken dikwijls als zelfstandige. Via de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (www.lvvv.nl) is een lijst met beschikbare externe vertrouwenspersonen te vinden. Ook kan een externe vertrouwenspersoon ingehuurd worden via een gespecialiseerd bureau of een arbodienst. De externe vertrouwenspersoon is deskundig, ervaren en onafhankelijk. Aan de andere is de externe vertrouwenspersoon minder geïnformeerd over de organisatie en medewerkers kennen hem minder goed. Dat kan de drempel om te melden verhogen. Daarom is bekendheid geven aan de vertrouwenspersoon een blijvend aandachtspunt. Bijvoorbeeld via intranet, bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers, artikels in een nieuwsbrief en introducties in een werkoverleg. (deze zin misschien weglaten als je toch linkt aan vorig artikel)
Intern- en externe vertrouwenspersonen: mooie combi
Het meest ideale is om een combinatie ‘in huis’ te hebben van zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen dan zelf de keuze maken door wie ze zich willen laten ondersteunen.
Vertrouwenspersonen en kwaliteiten
Een vertrouwenspersoon is meer dan alleen ‘een persoon om te vertrouwen’. Behalve de kerntaak van Opvang en Begeleiding, hebben ze nog twee kerntaken: Voorlichting geven aan (groepen) medewerkers en leidinggevenden over sociale veiligheid en de rol van de vertrouwenspersoon en Adviseren en Signaleren richting management, uiteraard met inachtneming van de geheimhoudingsplicht. Dit alles vraagt om specifieke competenties van de vertrouwenspersoon.
“Het valt ons als vertrouwenspersonen op dat het aantal meldingen van ongewenste omgangsvormen door de leidinggevende 3x hoger is dan het aantal meldingen van ongewenste omgangsvormen door collega’s. Melders vinden dat de leidinggevenden ongelijkwaardig omgaan met hun medewerkers. Ook valt op dat we sinds het nieuwe beoordelingssysteem is ingevoerd, meldingen krijgen van medewerkers over de inhoud van het oordeel en over de wijze waarop deze wordt gecommuniceerd, terwijl we daarover in voorgaande jaren geen enkele melding van hebben gekregen.”
Competente vertrouwenspersonen
Welke keuze je ook maakt, zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon die je kiest opgeleid zijn of worden. In Nederland is er volop keuzemogelijkheid in cursussen voor vertrouwenspersonen, zowel gecertificeerde als niet-gecertificeerde opleidingen. Sinds kort is er zelfs een gecertificeerde vakopleiding voor vertrouwenspersonen.
Gewijzigde en strengere Arbo- en Klokkenluiderswetgeving; publiciteit rond integriteitskwesties en zeer mondige en kritische medewerkers maken dat steeds meer organisaties strengere gedragscodes integriteit en ongewenste omgangsvormen (Code of Conduct) en bijbehorende klokkenluiders- en klachtenregelingen opstellen. Belangrijk onderdeel hierbij is de aanstelling van vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen, zowel in- als extern.
Kaderverzorgt een vijfdaagse opleiding Vertrouwenspersoon die geaccrediteerd is door de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen en kan worden afgesloten met een PBNA diploma.
Het is geen verlies als je als manager, HR-functionaris of OR-lid de rol van interne vertrouwenspersoon niet hebt, terwijl je wel mensgerichte kwaliteiten hebt. Integendeel! Zet deze kwaliteiten vooral in, in de rol die je al hebt. Een medewerker heeft het liefste dat zijn probleem zo snel en zo eenvoudig mogelijk wordt opgelost. Als dat via de ‘normale weg’ lukt en de medewerker voelt zich serieus genomen, gehoord en gezien, dan is de gang naar de vertrouwenspersoon niet meer nodig. Dat scheelt een hoop frustratie en gedoe!
