Ik wil een bestaande machine wijzigen. Waar moet ik rekening mee houden?
Wil je een bestaande machine aanpassen. Dan krijg je met verschillende eisen te maken. Kun je een conformiteitsverklaring vragen van de opdrachtnemer als je het werk uitbesteedt? En hoe borg je als werkgever of als uitvoerende partij de veiligheid van het gewijzigde arbeidsmiddel?
Kader legt aan de hand van de Machinerichtlijn en -Verordening uit wat de wettelijke eisen zijn, hoe de verantwoordelijkheden liggen en welke mogelijkheden je hebt.
(bijgewerkt in oktober 2025)
Machinerichtlijn en Richtlijn Arbeidsmiddelen
De geldende wetgeving (Machinerichtlijn 2006/42/EG) stelt geen eisen aan wijzigingen. Er is wel een toelichtingsdocument waarin de term ‘substantiële wijziging’ staat, met als betekenis ‘als nieuw beschouwen’. Concrete aanwijzingen om deze criteria toe te passen zijn er niet. Ook voorbeelden ontbreken. En er zijn geen eisen aan machines in de gebruiksfase (waarin de wijzigingen aan machines uitgevoerd worden). Met als uitzondering de clausule ‘Arbeidsmiddelen zijn geschikt zijn voor het uit te voeren werk, of zijn daartoe behoorlijk aangepast’.
In beide regelgevingsdelen ontbreken duidelijke criteria. Daardoor heerst er over dit onderwerp veel onduidelijkheid. Deze onduidelijkheid vind je bijvoorbeeld bij:
- werkgevers die machines willen aanpassen
- fabrikanten die retrofits aanbieden
- adviesbureaus, keuringsinstellingen, regelgevers en handhavers in heel Europa.
Kortom: de term ‘substantiële wijziging’ heeft in het ‘tijdperk Machinerichtlijn’ voor veel onduidelijkheid gezorgd.
Machineverordening
Overgangstermijn
De Machineverordening 2023/1230/EU maakt aan deze onduidelijkheid een eind. Artikel 3.16 geeft een wettelijke definitie van de term ‘substantiële wijziging’. De Verordening is op 19 juli 2023 van kracht geworden en treedt op 21 januari 2027 (geheel) in werking. Je kunt de definitie in de overgangsfase dus al toepassen, en gezien de aankomende verplichting is dat ook ons advies.
Definitie en beslisschema
De definitie luidt (artikel 3 lid 16):
- "substantiële wijziging": niet door de fabrikant voorziene of geplande wijziging van een machine of verwant product met fysieke of digitale middelen nadat de machine of dat verwant product in de handel is gebracht of in bedrijf is gesteld, die gevolgen heeft voor de veiligheid van de machine of dat verwant product, door een nieuw gevaar te creëren of een bestaand risico te verergeren, zodat het volgende ontstaat is:
a) de toevoeging van afschermingen of beveiligingsinrichtingen aan die machine of dat verwant product waarvan de realisatie een wijziging vereist van het bestaande veiligheidscontrolesysteem, of
b) de vaststelling van aanvullende beschermingsmaatregelen om de stabiliteit of de mechanische sterkte van de machine of dat verwant product te waarborgen;
Als hulpmiddel kun je het onderstaande beslisschema volgen, waarin de definitie grafisch is weergegeven.
Bekijk ons whitepaper Machineverordening
Meer informatie lees je ook in ons whitepaper Machineverordening. Hier wordt dit schema per keuzeblok toegelicht. Ook vind je enkele voorbeelden van substantiële en niet-substantiële wijzigingen.
Duidelijkheid?
De wetgever stelt concrete criteria in deze definitie, met als doel het beëindigen van de onduidelijkheid en de interpretatieverschillen. Die criteria betreffen niet de wijziging zelf, maar de benodigde veiligheidsmaatregelen om de gevaren / risico’s als gevolg van de wijziging te reduceren. Dekt deze benadering de betekenis ‘als nieuw beschouwen’? Binnenkort lees je het antwoord in ons opinieartikel ‘Substantiële wijziging volgens de Machineverordening – werkt de wet?’
De Europese Commissie werkt momenteel aan een update van de toepassingsgids op de Machinerichtlijn. Hierbij worden gewijzigde en nieuwe wetsteksten van de Verordening nader toegelicht, waaronder deze nieuwe definitie.
Verantwoordelijkheid
Eindverantwoordelijkheid
Waar ligt de eindverantwoordelijkheid bij een wijziging aan een arbeidsmiddel? Dat antwoord is eenvoudig: bij de werkgever. Na uitvoering van de wijziging is de eigenaar/werkgever verantwoordelijk voor de gewijzigde machine in zijn geheel, als ‘arbeidsmiddel in de gebruiksfase’. Dat is dezelfde verplichting als vóór de wijziging van het arbeidsmiddel.
Inhoudelijk betekent het twee dingen voor de werkgever:
- Uitvoering van, of tenminste bijwerken van, de RI&E (Arbowet artikel 5).
- Voldoen aan de eisen aan arbeidsmiddelen in de gebruiksfase (Arbobesluit hoofdstuk 7).
Uiteraard is er samenhang tussen beide regelgevingsdelen. Daarom is het praktisch om beiden te combineren.
Kennis en vakmanschap
Voor zowel wijziging in eigen beheer als uitbesteding van een wijziging, is technische en juridische deskundigheid nodig. Uiteraard is dit afhankelijk van de complexiteit van de machine en van de aard van de wijziging. Door de aanpassing moeten in ieder geval alle risico’s inzichtelijk gemaakt kunnen worden. En waar nodig moet je deze passend reduceren.
In extreme (maar voorkomende) gevallen is deskundigheid op het niveau van de fabrikant noodzakelijk, zodat je de wijziging met overzicht op alle relevante factoren kunt uitvoeren.
Vooral het raakvlak nieuw/bestaand moet hierbij duidelijk in kaart worden gebracht. Door te starten met een inventarisatie van de functionele invloeden, kunnen daaruit de veiligheidsinvloeden bepaald worden.
Wijzigingsfabrikant
Een tweede punt dat bij elke wijziging geldt, gaat over de verantwoordelijkheid van de partij die verantwoordelijk is voor de wijziging: de ‘wijzigingsfabrikant’. Dit kan de gebruiker zelf zijn, een onderhoudsbedrijf of de oorspronkelijke fabrikant die een retrofit uitvoert. De oorspronkelijke fabrikant is niet verantwoordelijk voor een wijziging die de gebruiker (buiten hem om) uitvoert. Ook de wijzigingsfabrikant is niet verantwoordelijk voor het oorspronkelijke deel buiten de invloed van de wijziging. Dit punt geldt met name bij een niet-substantiële wijziging, waar de wijzigingsfabrikant geen ‘overall’ conformiteitsplicht heeft.
Documentatie
Wel en niet substantieel
Uitgewerkt naar de wijzigingstypes substantieel en niet-substantieel ziet de documentatie er als volgt uit:
- Substantiële wijziging
Hierbij moet het arbeidsmiddel opnieuw CE-gemarkeerd worden. Daarbij hoort een Technisch Dossier, inclusief gebruiksaanwijzing en overeenstemmingsverklaring. De CE-markering beslaat het gehele arbeidsmiddel, inclusief de ongewijzigde delen. - Niet-substantiële wijziging
Hierbij is er geen dossierplicht: het arbeidsmiddel blijft in de gebruiksfase. Toch kan het raadzaam zijn, zeker bij een uitgebreide wijziging of een complex arbeidsmiddel, de wijziging te documenteren.
Wijzigingsdossier
De documentatie van de substantiële wijziging zoals hierboven vermeld, laten we hier verder buiten beschouwing. Welke documentatie hoort er bij een niet-substantiële wijziging? Zoals hierboven aangegeven betreft dat minimaal de (bijgewerkte) RI&E en de toetsing (checklist) op de minimumeisen aan arbeidsmiddelen. Verder kun je denken aan de originele en bijgewerkte tekeningen, schema’s, gebruiksaanwijzingen etc. Deze documentatieset kun je beschouwen als het ‘wijzigingsdossier’: de veiligheidsaspecten van de wijziging zijn daarmee onderbouwd.
Wijzigingsverklaring
Op dezelfde manier kun je bij een niet-substantiële wijziging een ‘wijzigingsverklaring’ opstellen, of vragen. Daarin staat de wijziging kort omschreven, met eventuele richtlijnen / verordeningen die (op de nieuwe delen) van toepassing zijn, en de toegepaste (Europese geharmoniseerde of andere) normen.
Uitbesteden of zelf doen?
Afgezien van de factoren beschikbaarheid en deskundigheid adviseren wij per wijzigingstype het volgende:
- Substantiële wijziging: hierbij moeten gebruiksaanwijzing en overeenstemmingsverklaring meegeleverd worden, als wettelijke plicht. Het Technisch Dossier moet bij de wijzigingsfabrikant beschikbaar zijn, als opdrachtgever kun je dit contractueel opvragen.
- Niet-substantiële wijziging: wij adviseren een wijzigingsdossier op te (laten) stellen. De wijzigingsverklaring heeft minder nut als de wijziging in eigen beheer wordt uitgevoerd; bij uitbesteding kun je er als opdrachtgever om vragen.
Onze ervaring is dat wijzigingsfabrikanten (en ook oorspronkelijke fabrikanten) terughoudend zijn om een wijziging uit te voeren of eraan mee te werken. Dat geldt ook voor iets ondertekenen dat afwijkt van de gangbare verklaringstypes. Houd bij uitbesteding rekening met een gesprek waarin je een en ander toelicht.
Kader helpt
In onze Whitepaper Machineverordening vind je een uitgebreide toelichting en een flowschema op de definitie van de substantiële wijziging.
In de Training Modificaties vertellen we je alle ins en outs over het onderwerp. Je krijgt templates voor wijzigingsdossier en wijzigingsverklaring, je kunt zelf cases inbrengen. Na afloop ben je een deskundige partij, zowel in gesprekken met derden als bij uitvoering.
Verder kun je Peter Mesie benaderen voor vragen over deze publicatie (p.mesie@kader.nl). Ook voor andere aspecten rondom machineveiligheid adviseren wij je graag.
Onze machinieveiligheid opleidingen
Interessant voor jou?
Stel een vraag